発表とは

自分のメッセージをレポートや論文だけで完全に伝えられるなら、発表(プレゼンテーション;プレゼン)は要りません。残念ながら、どんな文才がある人でも、自分のメッセージを「文によって」完全に他人に伝えることは困難です。そこで、自分のメッセージのポイントをまとめ、口頭によって説明し、議論をする発表会が行われるのです。ビジネスの世界でも営業活動や企画提案などいろいろな局面でプレゼンを行うことが求められます。

発表資料を作るには、
 

1)アウトラインに要約の箇条書きを付けたレジュメを作成し、

2)発表資料に仕上げる


といった手順がとられます。

例えば、

アウトラインの例として

2.食糧自給率低下の現状と影響
(1)食糧自給率低下の実態
(2)食糧自給率低下の原因
(3)食糧自給率低下の影響

があるとき、レジュメでは、内容の要点を加えます。

2.食糧自給率低下の現状と影響
(1)食糧自給率低下の実態
 A. 推移…平成六年度の日本の穀物自給率(食用、飼料用含む)は33%。
        世界一の食糧輸入国。 
        コメ120%、小麦9%、大豆2%。
        牛乳・乳製品73%、肉類60%、卵96%
(平成七年度農業白書)
 B. 欧米諸国との比較…米を下回る
(2)食糧自給率低下の原因
 A. 農業従事者の離農、高齢化
 B. WTOルールに基づく輸入自由化
(3)食糧自給率低下の影響
 A. 国家安全保障の問題
 B. 健康への問題
 C. 食糧をアジアで生産することによるアジアの環境悪化

この際、添付資料として、グラフ、図を用意し、発表資料を効果的に作成できるようにしましょう。
 

課題1:アウトラインからレジュメを作成しよう。図やグラフを集めておこう。

1ページ:タイトルは、自分のいいたいことを簡潔に伝えるものを、所属、名前もしっかり書きましょう。
2ページ:目次を説明することで、これからどのような話しをしていくのかを聞き手に伝えます。
4ページ:プレゼン資料は、箇条書きが基本です。文にすると聞き手はそれを読んでしまい、話しを聞かなくなります。
5ページ:図を多用しましょう。文より図のほうが印象に残りやすいものです。
7ページ:ベン図なども活用するといいでしょう。
8ページ:スケジュール表もみやすく工夫しましょう。
 

課題2:レジュメをもとに発表資料をつくろう。


さて、資料が出来たら、練習です。練習をしない人が多いですが、こと発表は練習量と上手さが比例します。練習して就職活動時に成果を活かしましょう。

発表時の注意点

  1. 原稿を読み上げない:私がサラリーマン時代に受けた研修では、メモなどをみずに、示されている発表資料を見てストーリーが思い出せるようにしなさい といわれました。みなさんの場合慣れるまではメモ程度をみるのはしょうがないでしょうが、なるべく資料のみで話すようにしましょう。そうすると下記「資料を指す」ことも自然に行えます。
  2. 聞き手をみる:発表では、聞き手とのアイコンタクトも重要です。ほとんどの時間、聞き手を観察し、話しを聞いているか、飽きていないかに注意しましょう。原稿を棒読みするのなら、その原稿を配って「読んでください」といったほうがお互い時間の節約になります。
  3. 資料を指す:今どこを説明しているか、表示された資料の該当部分を指しながら話しましょう。
  4. 語調:レポートは「である調」で書くことが一般的ですが、発表は「ですます調」を使います。
  5. はじめと終わりの言葉を準備する:発表でははじめと終わりの言葉が全体の印象に大きく影響します。これらの言葉のパターンを作り、自然に口から出るように練習しましょう。

  6.  

     

    (はじめの言葉)私は、テーマとして「…」を取り上げました。このテーマを選んだ理由は、「…」と思ったからです。この研究の目的は「…」を明らかにすることです。では、これから私が調べた内容についてA、B、Cの順に話していきたいと思います。

    (終わりの言葉)以上が、今回の研究の結果、得られた結論です。これで私の発表を終了します。ありがとうございました。
     

  7. 話しの節目を明確に:めりはりなくダラダラと話されると、どんなにいい内容でも嫌になってきます。話しの節目をきちんと示し、聞き手に話しの展開を示すサインを送る必要があります。そのような表現として、次のようなものがあります。
    まず、…について話したいと思います。
    次に、…について話したいと思います。
    では、図1を見てください。
    最後に、…について考えてみたいと思います。
     
  1. 時間配分に注意:制限時間を守ることは発表の基本的なマナーです。与えられた時間の中で効果的な発表をするには、時間配分をしっかり考えることが重要です。一般に聞き取りやすい話しの速度は、400字原稿を80秒で読むくらいだといわれています。遅すぎても速すぎてもわかりにくくなります。レジュメの各項目を何分くらいで話すかを考え、練習をしましょう。時間を測りながらリハーサル(最低10回)を行い、ペース調整を行います。
  1. 発声と声の大きさ:特に留学生は細かい語の間違いや発音のミスに注意しましょう。全員に聞こえるよう、大きめの声で話すことが求められます。

課題3:グループごとに発表のリハーサルをしましょう。

まず、グループ内で順番を決めます。発表者は、用意した発表資料を自分のパソコンで表示し、発表します。他の人は、次の点をチェックし、各々について0-3点で採点しましょう。